In deze 1,5 metereconomie leven we opeens in een compleet andere wereld waarin de ”regels” van leidinggeven ook ineens anders zijn. Dat dit veel impact heeft moge duidelijk zijn. Maar deze verandering biedt ook veel kansen en mogelijkheden. We zien een grote verschuiving naar online, maar hoe speel je hier effectief op in? En wat zijn juist nu de gevaren van deze online verschuiving?

Door de overheid worden wij Nederlanders goed op de hoogte gehouden van alle maatregelen die genomen moeten worden. Echter ligt er voor deze tijd niet een kant en klaar handboek voor leidinggevenden; “Leidinggeven tijdens een pandemie!”. Daarom hebben wij een poging gedaan om de kansen en gevaren te benoemen voor leidinggevenden in deze 1,5 metereconomie. Want door deze verandering spelen er veel vragen hoe je op de meest effectieve en gepaste manier met deze situatie omgaat.

De twee vragen

We hebben in de 1,5 metereconomie te maken met twee vragen waar je als leidinggevende of manager mee te maken hebt, namelijk:

1. Hoe geef je effectief leiding vanuit huis?

2. Hoe geef je effectief leiding als je 1.5 meter afstand moet bewaren?

Vooral de laatste vraag lijkt wellicht geen probleem. Je zou kunnen denken; ”Op 1,5 meter komt mijn boodschap echt wel over”. Juist hier schuilt een gevaar. Namelijk de veronderstelling dat wij denken dat onze boodschap (altijd) overkomt op het moment dat we face to face contact hebben.

”Op 1,5 meter komt mijn boodschap echt wel over…”

De situatie van nu  tijdens de 1,5 metereconomie

We zien op dit moment dat veel leidinggevenden zoveel mogelijk vanuit huis werken. Of dat de teams die ze aansturen voornamelijk vanuit huis werken. Dit zorgt voor situaties die anders zijn dan normaal. We zijn daarom gedwongen op een hele andere manier te communiceren. Zeker nu er nog meer online gedaan wordt zoals via Skype, Zoom of Microsoft Teams. Dit brengt jammer genoeg wel een aantal gevaren met zich mee.

De vraag is hoe je rekening kunt houden met deze gevaren en aan de andere kant optimaal kunt profiteren van deze gekke periode. We zullen eerst de gevaren benoemen en daarna bespreken we wat een aanal voordelen zijn op dit moment. Hierij natuurlijk wel de kanttekening dat de gezondheid van iedereen prioriteit nummer één is natuurljk.

De gevaren voor leidinggevenden

Door de verschuiving naar online en vanuit huis werken hebben we te maken met een grote ”stoorzender”. Namelijk het gevaar van miscommunicatie. Op het moment dat we elkaar face to face zien hebben we alle mogelijkheden om elkaar goed te kunnen begrijpen (terwijl dat soms al een grote uitdaging is!). We kunnen de boodschap van de ander beter interpreteren, omdat we mensen zien, horen of bijvoorbeeld even een schouderklopje kunnen geven.

3 tips om miscommunicatie te voorkomen

Hoe zorg je er daarom voor dat je toch persoonlijk kan zijn in de 1,5 metereconomie en miscommunicatie kan voorkomen? Het is belangrijk om extra bewust te zijn in je verbale en nonverbale communicatie. Drie tips die je kunnen helpen:

1. Lichaamstaal – Je houding spreekt boekdelen

Of je nu vanuit huis werkt of in de zogenoemde 1,5 metereconomie is het belangrijk om nu extra bewust te zijn van je lichaamstaal. Doordat we minder dicht op elkaar zitten kan het moeilijker worden om een boodschap goed over te laten komen of iemand goed te begrijpen. Denk hierbij eens aan een eerste ontmoeting met een klant. Want zoals je wellicht weet is lichaamstaal ook cruciaal als we iemand voor het eerst ontmoeten.

Normaal gesproken geven we iemand een hand. Dit is dus niet meer mogelijk. Dit is jammer natuurlijk want iemand een hand geven kan ons onbewust al veel vertellen over die persoon. Ook welke kleding iemand draagt nemen we onbewust mee in onze observatie. Omdat we dit nu online niet kunnen doen of minder goed kunnen zien worden andere details meer belangrijk.

Let daarom goed op deze details (bij jezelf). Bijvoorbeeld een open houding (dus niet in elkaar gezakt een online meeting voeren). Dit klinkt misschien logisch, maar toch gaan we online op de details letten om iemand goed te kunnen begrijpen. Durf daarnaast ook zeker af en toe even te glimlachen of te knikken zodat dat de andere kant ook weet dat de boodschap goed overkomt.

2. Oogcontact extra belangrijk

Wanneer we leidinggeven op afstand is het oogcontact ook van groot belang. Zowel voor de zendende partij van communicatie als de ontvangende partij van communicatie. Online is dit een grote uitdaging. Immers als je de ander aankijkt, ziet de ander dit niet als aankijken. Ook wanneer we bijvoorbeeld steeds naar boven of naar beneden kijken kan dat als ongeïnteresseerd overkomen, terwijl dit helemaal niet het geval is. Misschien ben je aan het nadenken over wat iemand zei of schrijf je wat op papier. Echter ziet de ander dat niet. Benoem daarom ook regelmatig wat je doet zodat de ander jou beter kan begrijpen.

3. Intonatie – Niet alleen wat je zegt, maar hoe zeg je het?

Als je communiceert is het niet alleen belangrijk wat je zegt, maar ook hoe je het zegt. Denk hierbij aan de snelheid van praten, pauzes in je verhaal en toonhoogte van praten. Door hiermee te spelen kan je jouw boodschap extra veel kracht bijzetten. En wordt de kans groter dat jouw boodschap echt begrepen wordt.

Checken of de boodschap is overgekomen

Hoe weet je of je boodschap is overgekomen? Als je verwacht dat er actie moet worden ondernomen door jouw team, hoe weet je dan dat dat ook gedaan wordt? Stel vragen over het proces om dit te achterhalen. Vragen die te maken hebben met hoe jouw team te werk zal gaan. Denk hierbij aan vragen zoals:

– Wat zijn de eerste stappen die je nu gaat zetten?
– Hoe ziet je plan van aanpak eruit?

Voordat je een mail Whatsapp of SMS verstuurd

Bedenk voordat je een mail, Whatsapp of SMS verstuurd of de boodschap anders geïnterpreteerd kan worden. Een grapje kan bijvoorbeeld al snel verkeerd worden opgevat als we niet de context en de persoon kunnen zien die het grapje maakt. Ook sarcasme kan sneller verkeerd worden opgevat in een online vorm.

Dus wees daar bewust van voordat je kiest voor één van deze communicatiemiddelen. Ook bij een uitgebreid verhaal kan het vaak effectiever zijn om te kiezen voor een communicatieplatform waar je elkaar ook kunt zien. Hierdoor wordt de kans in ieder geval groter dat de andere kant ook de boodschap begrijpt en dat het goed overkomt.

Andere valkuilen in de 1,5 metereconomie

Daarnaast hebben we nog alle valkuilen die om de hoek komen kijken bij het managen van verwachtingen, het behalen van targets en voortzetten van de normale gang van zaken. De 1,5 metereconomie zorgt ervoor dat we anders om moeten gaan met de normale gang van zaken. Want in sommige gevallen komt er in deze periode meer druk en stress om de hoek kijken om aan de bedrijfsdoelstellingen te voldoen. Hoe spelen we effectief in op deze feiten en gegevens?

Gelukkig ontstaan er ook in deze tijd kansen voor leidinggevenden. Kansen die we anders meer onbenut zouden hebben gelaten.

De kansen voor leidinggevenden

De 1,5 metereconomie biedt ook kansen. Hieronder bespreken we drie kansen die direct een verschil kunnen maken.

Online meeting

Als je nu gedwongen bent om vanuit huis te werken zul je anders met je tijd om moeten gaan. Afspraken zul je waarschijnlijk op een andere manier gaan doen. Door online meer afspraken te doen kun je veel tijd besparen. In een relatief korte tijd kan je veel gesprekken voeren met mensen door heel Nederland zonder dat je daarvoor talloze kilometers hoeft af te leggen. De genoemde online platformen zoals ZOOM, Skype of Microsoft Teams kunnen hierin een goede oplossing bieden.

Intern opleiden

Vallen er nu veel afspraken uit met externe partijen? Vervelend natuurlijk, maar dit is een mooie kans om je team op te leiden. Welke vaardigheden kunnen in deze periode ontwikkeld worden? Het opleiden van je team kan er soms bij in schieten door de hecktiek van de dag, maar op het moment dat je meer gaten hebt in je agenda is dit een investering die zich zeker zal uitbetalen.

Innovatie

Organiseer een online innovatiesessie. Plan eens een online meeting in met het team om te kijken of jullie op een andere manier te werk kunnen gaan. Door creatief naar andere mogelijkheden te kijken zie je welicht kansen die je voorheen niet zag. Door samen te brainstormen kunnen nieuwe ideeen ontstaan die een groot verschil voor de organisatie kunnen maken.

Tenslotte

Blijf in deze periode van de 1,5 metereconomie vooral kijken naar de mogelijkheden en de kansen. Bedenk hierbij steeds wat alle zaken zijn waar je invloed op hebt. Op het moment dat je je gaat focussen op dingen waar je geen invloed op hebt zal de frustratie toeslaan. Optimisme en vooruit blijven kijken zijn daarom onmisbaar, zeker in deze periode!